Ylioppilastutkintolautakunta
Ylioppilastutkintolautakunta
YLIOPPILASTUTKINTOLAUTAKUNTA
Studentexamensnämnden

Ylioppilastutkintorekisterin tietosuojaseloste

Tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)

14.5.2018

 

1.    REKISTERIN NIMI

Ylioppilastutkintorekisteri

2.    REKISTERINPITÄJÄ

Ylioppilastutkintorekisteriä pitää Ylioppilastutkintolautakunta (Laki valtakunnallisista opintoja tutkintorekistereistä (884/2017) 13 §)

Ylioppilastutkintolautakunnan ohjesäännön (YTL/1/020/2018) 13 § mukaan Ylioppilastutkintolautakunnan kanslia vastaa ylioppilastutkintorekisteristä.

  • Osoite: Suvilahdenkatu 10 B, 00580 HELSINKI
  • Muut yhteystiedot: Aukioloaika: arkisin 8:00-16:15
  • Puhelin: 0295 338 200
  • Sähköposti: lautakunta@ylioppilastutkinto.fi
  • Fax: (09) 762274

3.    REKISTERINPITÄJÄN EDUSTAJA

  • Nimi:  Maarit Elomaa
    • Osoite: Suvilahdenkatu 10 B, 00580 HELSINKI
    • Muut yhteystiedot: maarit.elomaa @ylioppilastutkinto.fi, 0295 338 2153

 

  • Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Jyrki Tuohela,
    • Sähköposti: tietosuoja @oph.fi,
    • Puhelin: 029 533 1000 (vaihde)

4.    HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Ylioppilastutkintorekisteriä pidetään ja käytetään ylioppilastutkinnon järjestämistä, suoritettuja ylioppilastutkintoja ja tutkintoihin kuuluvia kokeita koskevien tietojen säilyttämistä sekä ylioppilastutkinnon toimivuuden seurantaa varten. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 12 §)

5.    REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Ylioppilastutkintorekisteriin tallennetaan:

  1. kokeisiin ilmoittautuneiden ja osallistuneiden nimi, henkilötunnus, oppijanumero, sukupuoli, äidinkieli sekä suoritettua ylioppilastutkintoon osallistumisen ja ylioppilastutkinnon myöntämisen edellyttämää koulutusta koskevat tiedot;
  2. koesuoritukset ja arvostelumerkinnät sekä kokelaiden saamat arvosanat ja pistemäärät eri kokeista;
  3. tutkinnon suorittamisen tai hylkäämisen, tutkinnon jälkeen uusittujen kokeiden sekä tutkinnon täydentämisen ajankohta.

Ylioppilastutkintorekisteriin voidaan tallentaa näiden tietojen lisäksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia, kokelaskohtaisia tietoja ylioppilastutkinnosta sekä tutkinnon suorittamistavasta ja järjestämisestä. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 14 §)

Kokelaan koesuoritukset ovat salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 § 1 mom. kohta 30)

Paperimuodossa olevia koesuorituksia ei tallenneta ylioppilastutkintorekisteriin. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 32 § mom. 7)

Asiakirjat, joista ilmenee Ylioppilastutkintolautakunnan määräämien arvostelijoiden arvostelutehtäviä koskeva koulukohtainen työnjako, ovat salassapidettäviä kunnes on kulunut vuosi kyseisestä tutkintakerrasta. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 § 1 mom. kohta 30)

Ylioppilastutkintorekisterin tiedot säilytetään pysyvästi. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 16 §)

6.    SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterinpitäjä merkitsee rekisteriin ylioppilastutkinnon suorittamista koskevat tiedot. Lukiokoulutuksen järjestäjän tulee toimittaa rekisteriin muut lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 14 §:ssä tarkoitetut tiedot.

Väestörekisterikeskuksen rajapinnan avulla tarkistetaan tutkintoon ilmoittautuneen kokelaan nimi ja äidinkieli.

7.    TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Lautakunta toimittaa tutkintotulokset heti niiden valmistuttua kaikille lukioille yhtä aikaa. (Ylioppilastutkintolautakunnan yleiset määräykset ja ohjeet)

Ylioppilastutkintotodistus annetaan kokelaalle, joka on ylioppilastutkinnon järjestämisestä annetun lain 6 ja 7 §:ssä säädetyllä tavalla suorittanut tutkinnon ja jolle annetaan lukion päättötodistus tai todistus ammatillisen perustutkinnon suorittamisesta, sekä henkilölle, joka on osallistunut tutkintoon lukiolain 18 a §:n 1 momentin nojalla sekä ylioppilastutkinnon järjestämisestä annetun lain 6 ja 7 §:ssä säädetyllä tavalla suorittanut tutkinnon. Todistuksen antaminen edellyttää, että tutkintokertoihin ja kokeisiin osallistumisesta säädetyt maksut on suoritettu. (Laki ylioppilastutkinnon järjestämisestä 672/2005)

Opetushallituksen opiskelijavalintarekisteriin luovutetaan lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 14 §:n 2 momentissa tarkoitetut, opiskelijavalintaa varten tarpeelliset tiedot niistä henkilöistä, jotka ovat osallistuneet ylioppilastutkintoon ja hakeneet johonkin lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 17 §:n 3 momentissa tarkoitettuun koulutukseen. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 15 §)

Opetushallituksen ylläpitämään opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalveluun luovutetaan henkilön itsensä nähtäväksi ja käytettäväksi sekä tietojen saamiseen oikeutetuille ylioppilastutkintorekisterin laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 14 §:n 2 momentissa sisältyviä tietoja lukuun ottamatta koesuorituksia ja arvostelumerkintöjä. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 28 §)

Ylioppilastutkintolautakunta antaa rekisteristä salassapitosäännösten estämättä Tilastokeskukselle tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät henkilötiedot, jotka kuvaavat henkilön koulutusta. (Tilastolaki (280/2004) 15 § kohta 5) 

8.     TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

9.    REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A) Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään valvotussa tilassa.

Manuaalisen tiedon näyttö tapahtuu valvotusti.

 

B) ATK:lla käsiteltävät tiedot

Kaikki rekisterin tunnukset ovat henkilökohtaisia ja ne on roolitettu rooleihin, jotka määrittelevät mitä tietoja ja toimintoja rekisterissä voi nähdä tai tehdä. Yksittäisen käyttäjän kirjautumiset/epäonnistuneet kirjautumiset pystytään tarvittaessa jälkikäteen selvittämään. Kaikki tietojen haku ja muokkaus lokitetaan. Rekisterin lokitiedot on suojattu muutoksilta ja pääsy niihin on rajattu. Rekisterin sisältämät henkilötunnukset on kryptattu. Käyttäjien yhteydet rekisteriin ja tiedonsiirto Opetushallituksen tietojärjestelmiin (ks. kohta 7) on salattu. Rekisterin varmuuskopiot on suojattu. Rekisterin tuotantoympäristössä on automatisoitu tietoturvapäivitysten jakelu.

10.  REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Kokeen suorittaneella kokelaalla on oikeus saada tieto omasta koesuorituksestaan (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 11 § 1 mom.).

Ylioppilastutkintoa varten annetusta koevastauksesta sekä koevastauksen arvostelleen Ylioppilastutkintolautakunnan määräämän arvostelijan henkilöllisyydestä tiedon voi saada kuitenkin vasta, kun Ylioppilastutkintolautakunta on suorittanut lopullisen arvostelun (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 11 § 2 mom. kohta 3). Asiakirjat, joista ilmenee Ylioppilastutkintolautakunnan määräämien arvostelijoiden arvostelutehtäviä koskeva oppilaitoskohtainen työnjako, ovat salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja, kunnes on kulunut vuosi kyseisestä tutkintokerrasta (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24 § 1 mom. kohta 30).

Ylioppilastutkinnon koesuorituksesta annetaan tieto kokelaalle antamalla suoritus Ylioppilastutkintolautakunnassa nähtäväksi tai antamalla siitä kopio. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 16 § 1 mom.) Jos kokelas haluaa nähdä koesuorituksensa ja siihen mahdollisesti tehdyt arvostelumerkinnät tai tilata suorituksestaan kopion, tulee pyyntö tehdä lautakunnan verkkosivujen kautta tai lautakunnan kansliasta.

Kokelaalle, joka suorittaa ylioppilastutkintoa yhtä useammalla tutkintokerralla, annetaan pyynnöstä ylioppilastutkintorekisterin ote, josta hänen suorituksensa ilmenevät. (Valtioneuvoston asetus ylioppilastutkinnosta 915/2005, 9 § 6 mom.)

Jos jokin lautakunnan ilmoittama koetulos vaikuttaa virheelliseltä, rehtori tai asianomaisen aineen opettaja voi esittää tarkistuspyynnön lautakunnalle joko puhelimitse tai kirjeitse. Tarkistuspyyntö on syytä tehdä heti, kun virheellinen koetulos on havaittu. Todetut tekniset virheet ja muut sellaiset virheellisyydet, jotka eivät edellytä tarkistusarvostelua, lautakunta korjaa välittömästi. (Ylioppilastutkintolautakunnan yleiset määräykset ja ohjeet)

Ylioppilastutkintorekisterin tiedot säilytetään pysyvästi. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017, 16 §) Ylioppilastutkintolautakunta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 523/1999 29 § 1 mom.)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle: ks, kohta 3. Tarkastuspyyntöön tulee rekisteröidyn liittää tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvat hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12 [5]).

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus väitetystä henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta kantelemalla asiasta tietosuojavaltuutetulle.

Eduskunnan oikeusasiamies valvoo Ylioppilastutkintolautakunnan päätösten ja toimenpiteiden laillisuutta. Oikeusasiamiehelle voi tämän laillisuusvalvontaan kuuluvassa asiassa kannella jokainen, joka katsoo Ylioppilastutkintolautakunnan tehtäväänsä hoitaessaan menetelleen lainvastaisesti tai jättäneen täyttämättä velvollisuutensa. (Laki eduskunnan oikeusasiamiehestä 197/2002, 2 §)

Ylioppilastutkintolautakunnan päätökseen haetaan muutosta valittamalla Helsingin hallinto-oikeudelle (Hallintolainkäyttölaki 586/1996, 7 §, Laki ylioppilastutkinnon järjestämisestä 672/2005, 13 § 1 mom.) Ylioppilastutkintolautakunnan päätökseen, jolla koesuoritus on arvosteltu, ei saa hakea muutosta valittamalla. Tarkistusarvostelun tulokseen ei saa hakea muutosta valittamalla (Laki ylioppilastutkinnon järjestämisestä 672/2005, 13 § 2 mom.)

11.  TIETOJEN KÄYTTÖ AUTOMAATTISESSA PÄÄTÖKSENTEOSSA JA PROFILOINNISSA

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.