Bilaga 4 b: Övervakarens anvisningar – problemsituationer

Om övervakaren eller rektor bedömer att lösandet av någon problemsituation orsakar oskäliga störningar för alla examinander kan hen avbryta utförandet av provet för den tid det tar att lösa problemet. I många fall är det lättare att lösa problemet och eventuellt gottgöra störningen lättare och klarare om alla examinanders prov avbrutits under utredningen av problemet. Situationer där det kan finnas grund för att avbryta provet kan till exempel vara störningar i provlokalens nätverk eller på servern, kraftigt oljud utanför provlokalen eller åtgärder i samband med ett sjukdomsfall som skett i provlokalen eller någon annan liknande störning som kan inverka på flera examinanders arbete.

Om examinanderna har sett provuppgifterna får de inte kommunicera med varandra. Under avbrottet får examinanderna inte göra anteckningar eller utkast eller på annat sätt fortsätta utföra provet. Examinanderna får dock bl.a.bland annat äta medhavd mat och gå på wc. Examinanderna kompenseras för den tid avbrottet tar. Tiden antecknas i det elektroniska provprotokollet. 
 

Om utförandet av provet avbryts på grund av ett tekniskt fel som inte beror på examinanden kompenseras examinanden för den tid som förlorats på grund av avbrottet. Som förlorad tid räknas tiden mellan tidpunkten då övervakaren konstaterat problemsituationen eller avbrutit provet och tidpunkten då examinanden kan fortsätta utföra provet. Tiden för avbrottet kompenseras inte om avbrottet berott på examinandens eget handlande (t.ex.till exempel om examinanden har lösgjort nätkabeln, hörlurarna eller USB-minnetexaminandpinnen eller om, examinanden har hällt kaffe över tangentbordet). Den tid som går förlorads på grund av att Abitti-stödet kontaktas kompenseras alltid. I oklara fall bör SEN kontaktas. 

Det är förbjudet att ge examinanden råd om användningen av datorn under provet med undantag av de specialfall som anges nedan. Examinanden kan dock tillrådas producera sitt svar i svarsfältet i provsystemet på bästa möjliga sätt och kan uppmanas läsa instruktionerna som finns i provsystemet. Övervakaren får dock inte hänvisa examinanden till det exakta ställe i instruktionerna där svaret på frågan finns. SEN kan ge övervakarna anvisningar som avviker från detta t.ex.till exempel per telefon. 

Under provet är det inte tillåtet att meddela examinanderna något som gäller själva provuppgifterna eller utförandet av provet, om inte Studentexamensnämnden angett att så ska ske. 

Vid tekniska problem som härrör sig till provsystemet bör man per telefon kontakta

• Abitti-stödet på numret +358 295 331 820. 

I övriga fall, till exempel då det gäller försenade examinander, sjukdomsfall eller ärenden som rör utförandet av provet kan man kontakta

• examensdejouren på numret +358 295 331 830.  

Abitti-stödet hjälper gymnasierna att reda ut tekniska problem på examensdagarna. Stödet kan ha information om liknande problem och hur de lösts i andra gymnasier. För att problemet ska kunna lösas så fort som möjligt är det skäl att ringa Abitti-stödet redan i ett tidigt skede i utredandet av problemet. Abitti-stödet ska kontaktas senast då det tekniska problemet har fortgått i mer än 20 minuter. Den som ringer bör vara beredd på att svara på eventuella tilläggsfrågor gällande problemet. Därför är det bra om en person som finns på plats och känner till situationen ringer telefonsamtalet. 

I en problemsituation är handlingssättet i första hand att försöka lösa problemet under provtillfället med hjälp av de anvisningar och råd som nämnden ger. Om problemsituationen eller utredningen av den har tagit lång tid, upprepats eller annars har inverkat märkbart på en eller flera examinanders provprestation kan gymnasiet göra en anmälan om störning under provet. I dessa fall kan saken beaktas vid bedömningen. Anmälan görs av rektor utifrån de uppgifter som ges av övervakarna. Som stöd för en eventuell anmälan om teknisk störning bör övervakarna anteckna åtminstone följande uppgifter gällande störningen:

• vad som skedde
• övervakarna som konstaterade problemet
• hur länge störningen varade
• vilka examinander som berördes av störningen
• ifall tiden som gick förlorad på grund av störningen kompenserades under provtillfället och ifall examinanderna använde kompensationstiden
• i stora drag vilka anvisningar som getts av nämnden och hur de verkställdes

Ett fel inskrivet namn kan inte korrigeras om examinanden redan har identifierats och hen loggat in i provsystemet. Namnet som matats in i systemet påverkar dock inte provprestationen eller bedömningen av den efter provet. Provprestationen överförs enligt personbeteckningen. 

Examinandens anmälan kan vara felaktig. Gymnasiet bör kontakta nämnden. Vid behov gör gymnasiet en ansökan om ändring av anmälningsuppgifterna.

Systemet erbjuder inte examinanden något prov fastän SEN-förbindelsen fungerar.

• Examinanden har anmält sig till provet genom ett annat gymnasium. Examinanden väljer själv det prov hen ska utföra.
• Examinanden har anmält sig till två prov i främmande språk, kort lärokurs, på samma dag. Examinanden ska först välja och utföra det ena provet. Sedan startas examinandens dator om och examinanden väljer och utför det andra provet.
• Examinanden har angett fel personbeteckning vid inloggningen. Examinandens dator startas om och examinanden loggar in med rätt personbeteckning.
• Examinanden har inte anmält sig till provet eller så har anmälningsuppgifterna inte överförts till nämnden. Gymnasiet bör kontakta nämnden under provdagen. Vid behov gör gymnasiet en ansökan om anmälan efter anmälningstidens utgång.

Innan och under provet kan ljudvolymen justeras i inställningarna på examinandens dator. Ljudtestet får man fram genom inställningsmenyn i övre högra hörnet på skärmen.

Övervakaren kan ge examinanden råd om hur man justerar ljudvolymen under provet. 

Om ljudet inte hörs kan man stänga ljudtestet och öppna det på nytt. Ljudtestet får man fram genom inställningsmenyn i övre högra hörnet på skärmen. Vid behov kan man behöva starta datorn på nytt. Man kan även byta hörlurar och vid behov använda skolans reservdator och reservhörlurar. 

Övervakaren kan ge examinanden råd om sådant som handlar om val av ljudutrustning eller i hur man justerar ljudvolymen under provet. 

I proven i det andra inhemska språket och i främmande språk samt i provet i svenska eller finska som andraspråk och litteratur kan examinanden i hörförståelseuppgifterna lyssna på vissa inspelningar endast ett begränsat antal gånger. Om examinanden av tekniska orsaker inte hör inspelningen ska man först kontrollera att ljudet hörs med ett ljudtest. Därefter återställer övervakaren inspelningen i övervakarvyn på provlokalens server så att den går att lyssna på. Omspelningen av inspelningen aktiveras vid examinandens namn i kolumnen ”Den senast lyssnade inspelningen”. Efter detta bör examinanden uppdatera sin provvy genom att trycka på Ctrl/⌘ + R. Examinanden ska inte fortsätta utföra hörförståelseuppgifter medan problemet utreds eftersom det då inte längre är möjligt att återställa det meddelande som examinanden inte hörde. Om examinanden har fortsatt lyssna på inspelningar efter den inspelning hen inte hörde förrän hen kallat på övervakaren kan inspelningen inte längre återställas. I en sådan situation antecknar övervakaren de viktigaste uppgifterna om saken i det elektroniska provprotokollet för en eventuell anmälan om störning under provet.  

Övervakaren kan ge examinanderna råd om hur ljudvolymen justeras och hur provvyn uppdateras.  

Då examinanden i matematikprovet klickar på knappen för att returnera A-delen anses det vara ett beslut om att returnera A-delen. Om examinanden inte ångrar sitt beslut inom en minut låser sig A-delen och examinanden får tillgång till alla räknarprogram. Examinanden kan inte längre återgå till att utföra A-delen efter detta. Det är inte möjligt för övervakaren att öppna en returnerad A-del åt en examinand.  

Om examinanden har förlorat provvyn gör man på följande sätt: 

Examinanden öppnar provvyn genom att klicka på knappen prov/material i det övre vänstra hörnet av skärmen.

Examinanden kompenseras inte för den tid som gått åt till att lösa problemet. Övervakaren kan ge examinanden råd om hur man öppnar provvyn på nytt. 

Examinanden kan själv återställa tidigare versioner av sina provsvar. Övervakaren kan hjälpa examinanden återställa svaren genom att visa hur svaren återställs. Övervakaren får dock inte hjälpa examinanden välja rätt version av svaret. 

1. Klicka på ”Tidigare svar” i nedre, högra hörnet av svarsfältet.
2. Välj det innehåll som tidigare fanns i svarsfältet och klicka ”Returnera”.

Anvisningar för hur svar återställs finns också i provsystemet. Om en betydande del av svaret enligt examinanden har försvunnit och svaret inte går att återställa med hjälp av denna anvisning ska övervakaren omedelbart kontakta Abitti-stödet. 

En examinand får öka storleken på skrivbordet så att provet skäligt kan utföras. Storleken ändras med hjälp av knappkombinationerna Ctrl/⌘ + PLUS och Ctrl/⌘ + MINUS. Detta ändrar även teckenstorleken

Övervakarna har vid behov rätt att ingripa ifall teckenstorleken eller storleken på övriga markeringar är så stor att situationen oavsiktligt eller försåtligt kan leda till fusk. Examinander som har ett beslut om specialarrangemang som gäller ökning av teckenstorlek har alltid rätt att öka teckenstorleken eller storleken på markeringar. Om en examinand trots uppmaning inte minskar teckenstorleken eller storleken på markeringarna eller om examinanden efter övervakarens uppmaning på nytt ökar teckenstorleken eller storleken på markeringar under samma prov antecknas detta i provprotokollet, och situationen kan vid behov behandlas som försök till fusk. 

Övervakaren kan ge råd om hur storleken på skrivbordet och teckenstorleken ändras till examinanden. Examinanden kompenseras inte för den tid som går åt till att ändra teckenstorleken. 

Om en examinands dator har krävt omstart och/eller en examinand fortsätter utförandet av provet på en reservdator, måste examinanden logga in i provsystemet på nytt.  I samband med att man loggar in på nytt ska övervakaren identifiera examinanden med hjälp av nyckeltalslistan. Provsystemet identifierar examinanden utifrån personbeteckningen och examinanden kan fortsätta från den punkt där utförandet av provet avbröts.

Om examinandens dator slutar reagera kan följande åtgärder vidtas i denna ordning:

Tryck Ctrl/⌘ + R. Detta uppdaterar skrivbordet på examinandapplikationen.

Stäng examinandapplikationen och starta den på nytt. Öppna en anslutning till samma server som tidigare och logga in på provet.

Flytta examinanden till en reservdator (se anvisning nedan).

Kontrollera tillsammans med examinanden att alla svar finns kvar. Om svar fattas ska nämndens examensjour kontaktas.

Examinanden gottgörs för tiden som går åt till att lösa situationen.

Om en examinand inte kan fortsätta provet på sin egen dator tillhandahåller skolan en reservdator med tilläggsutrustning som hen får använda. Examinandens egen dator stängs av enligt följande: 

• Examinanden sparar de arbeten som är på hälft i något av de fristående programmen (t.ex. textbehandling, ritprogram, räknarprogram).
• Examinanden stänger examinandapplikationen via knappen i det övre högra hörnet av skärmen eller stänger av datorn genom att hålla ned strömknappen på datorn om hen använder examinandpinne.

Övervakaren startar reservdatorn, om den inte redan startats innan provet började. Examinanden kan på reservdatorn fortsätta sitt arbete på sin egen plats om det inte orsakar någon störning att byta dator och orsaken till bytet av dator inte är en störning i datakommunikationen. Man kan också flytta examinanden till en reservsittplats. 

Reservdatorn kopplas i första hand upp till samma server som datorn examinanden tidigare använde var uppkopplad till.

Examinandens provprestation och filer återställs genast efter att examinandens identitet har bekräftats. Om detta inte sker ska övervakaren kontakta Abitti-stödet på SEN.

Examinanden kompenseras för den tid som går åt till byte av dator. 

Ett meddelande om att USB-minnet lossat visas på examinandens datorskärm. Övervakaren ger examinanden följande råd: 

1. Examinanden stänger av datorn. I det här läget kan det krävas att man trycker ned strömknappen under en längre tid (5–10 sekunder).
2. Examinanden tar ut USB-minnet ur datorn och sätter in det i datorn igen. Om möjligt används en annan USB-port.
3. Examinanden startar datorn på nytt.
4. Examinanden matar in sina personuppgifter och väljer prov, varefter övervakaren kontrollerar hens identitet precis som i början av provet. 

Om problemet upprepas en andra gång för samma examinand flyttas examinanden till en reservdator och man byter ut USB-minnet avsett för att starta datorn. 

Examinanden kompenseras för den tid det tar att reda ut problemet då USB-minnet lossnat endast om det lossnat utan inverkan av examinanden. 

Om något annat än provvyn eller något av programmen i provmiljön visas på examinandens skärm (till exempel Wikipedia, en söktjänst, en AI-modell eller någon annan webbplats eller datorns startmeny) kan det vara frågan om försök till fusk eller ett tekniskt fel. Övervakaren ska i detta fall omedelbart ingripa i situationen och vid behov kontakta nämnden. Incidenten antecknas i det elektroniska provprotokollet.

Om examinandens dator börjar genomföra uppdateringar under provet ska utförandet av examinandens prov avbrytas medan uppdateringen pågår. Examinanden kan på beslut av övervakaren flyttas till en reservdator och fortsätta provet på den.

Övervakaren ska kontakta nämnden för eventuellt beslut om gottgörelse av tiden som gått förlorad.

Om examinanden har provtid kvar kan hen starta om sin dator. Övervakaren identifierar examinanden på nytt och bekräftar inloggningen på normalt sätt samt kontrollerar att examinanden valt rätt prov. Examinanden kompenseras inte för den provtid som gått förlorad. 

Provsystemet meddelar examinanden och övervakaren om kontakten med provlokalens server bryts. Alla de svar som examinanden har skrivit fram till dess har sparats. Arbetet kan inte fortsätta innan uppkopplingen är återställd.   

• Kontrollera först att nätkabeln är ordentlig instucken i examinandens dator och i switchen.
• Kontrollera nätuppkopplingens status i inställningsmenyn (övre högra hörnet på skrivbordet). I ett nätverk som byggts upp med kablar återställs uppkopplingen då nätkabeln igen kopplas till examinandens dator. I ett trådlöst examensnätverk ska examinanden stänga examinandapplikationen via inställningsmenyn, koppla upp sig till examensnätet på nytt och logga in till provet på nytt.
• Om examinanden har förlorat delar av sina provsvar till följd av en nätverksstörning som inte beror på examinanden ska övervakaren kontakta Abitti-stödet på SEN. Om problemet upprepas flyttas examinanden till en reservdator.

Om kontakten med provlokalens server bryts för alla examinander samtidigt ska du först kontrollera att nätkabeln är inkopplad i provlokalens server. Om kabeln är inkopplad, gå vidare till punkten ”Driftstörning på provlokalens server”. 

Övervakaren ska kontakta Abitti-stödet på SEN direkt efter att felet upptäckts eller senast efter att korrigerande åtgärder vidtagits. 

Driftstörningar på provlokalens server eller servergrupp märks oftast som problem för alla examinander. Om uppkopplingen i servergruppen har fungerat normalt före störningen, ska du göra så här: 

1. Övervakaren meddelar examinanderna om felet och att utförandet av provet avbryts och noterar klockslaget i det elektroniska provprotokollet. Under avbrottet ska man följa det som sägs under punkten Att avbryta provet i början av dessa föreskrifter och anvisningar. Då provet är avbrutet får examinanderna inte göra anteckningar på papper eller på annat sätt fortsätta utföra provet.
2. Övervakaren kontaktar Abitti-stödet på SEN för tilläggsinstruktioner. Utredningen av problemet fortsätter tillsammans med Abitti-stödet. 

Examinanderna kompenseras för den tid som gått från det provet avbröts till det övervakaren gav dem lov att fortsätta utföra provet. Tiden noteras också i det elektroniska provprotokollet.  

En störning i uppkopplingen mellan servrarna i servergruppen visas i övervakarvyn på provlokalens server. I en felsituation, det vill säga då färgen som visar uppkopplingens status är röd, ska följande åtgärder vidtas:

Vänta en minut och följ med situationen för att se om uppkopplingen återställs.

Avbryt provet enligt anvisningarna i början av dessa föreskrifter och anvisningar.

Kontakta Abitti-stödet.

Synkroniseringsmekanismen på servrarna är komplicerad, och därför ska du inte försöka åtgärda felet själv. Misslyckade försök att åtgärda felet kan leda till att alla provprestationer går förlorade. 

Om examinandernas arbete avbrutits antecknas tiden som går förlorad i det elektroniska provprotokollet och gottgörs examinanderna. Se punkten Att avbryta provet. 

Examinanden ansvarar för att den version av examinandapplikationen som föreskrivits för det aktuella examenstillfället finns installerad på hens dator. Om rätt version inte finns installerad på examinandens dator ska examinanden uppdatera versionen.

Om felet uppdagas innan provet inleds kan examinanden om gymnasiets utrymmesarrangemang tillåter visas ut ur provlokalen för att utföra uppdateringen. Om examinanden på grund av detta missar inledningen av provet ska anvisningen ”Examinanden anländer för sent till provet” följas.

Gymnasiet kan enligt eget beslut bestämma att examinanden använder en reservdator i stället för att uppdatera examinandapplikationen.

Om examinanden anländer före klockan 10 kan hen tillåtas delta i provet. Klockslaget då hen har påbörjat provet samt orsaken till förseningen noteras i det elektroniska provprotokollet. Om examinanden anländer först efter klockan 10 ska rektor kontakta nämndens examensjour per telefon.

Om en examinand lämnar provlokalen före klockan 12 bör detta omedelbart meddelas både till rektor och per telefon till nämndens examensjour.

Om en examinand oförväntat insjuknar under provet bör rektor omedelbart kontaktas. Rektor kan fatta beslut om att flytta examinanden till ett separat utrymme för att fortsätta provet, och ansöker vid behov om övriga specialarrangemang. Om examinanden inte kan fortsätta utföra provet bör hen trots detta hållas under övervakning ända till klockan 12. Sjukdomsfall bör anmälas till nämndens examensjour per telefon.

Om en examinand upptäcker att hen gör ett annat prov än det hen anmält sig till instruerar övervakaren examinanden att stänga provsystemet och logga in på nytt. Examinanden väljer det rätta provet och övervakaren bekräftar valet av prov och identifierar examinanden på nytt i provsystemet. Den provtid som gått förlorad gottgörs inte, utan examinanden får använda den återstående tiden till att utföra det rätta provet. Nämndens examensjour meddelas per telefon om det som skett.

Om en examinand lämnar sin plats, exempelvis för att gå på toaletten, ska hen låsa skärmen genom inställningarna uppe till höger på skärmen 

Övervakaren kan ge examinanden råd om hur man låser skärmen under provet.

Om examinanden lämnar provtillfället utan att avsluta provet och övervakaren inte har avslutat examinandens prov på övervakarens skärm visas detta först på övervakarvyn som ett meddelande om att examinandens dator inte kan kontaktas. Övervakaren ska i detta fall själd avsluta examinandens prov i övervakarvyn.

I gymnasiets räddningsplan beskrivs beredskapen inför eventuella farliga situationer under studentskrivningarna. Ett prov som avbrutits på grund av en farlig situation fortsätts inte i reservutrymmen.

Examinanderna evakueras tryggt till samlingsplatsen och det säkerställs att de inte kommer åt att tala med varandra. Om möjligt kan en server ur servergruppen lösgöras ur examensnätverket och tas med sig till samlingsplatsen utan att stänga av servern. Serverprogrammet och servern stängs av på samlingsplatsen. De andra datorerna och den övriga utrustningen stängs inte av och flyttas inte heller ut ur provlokalen. Övervakarna kontaktar Studentexamensnämndens examensdejour från samlingsplatsen.

Om SEN-förbindelsen bryts ska övervakaren kontakta Abitti-stödet på SEN för att få närmare anvisningar.